今、外資系企業のマーケティングマネージャーから仕事を依頼されて、毎日メールでやりとりをしている。
最初は電話で仕事を依頼され、次に資料を作って送ってくれた。その後、zoomで2時間ほど細かい打ち合わせをして、仕事を引き受けることにした。
「進捗を細かく知りたいので、ラフの状態でもいいのでイラストを送って欲しい」と要望された。
私も細かくチェックして欲しいタイプ。そのほうが修正が少なくなるから。そのため、大まかなイラスト案ができる度にメールで確認してもらっている。
私はメールに余計なことを書かない。できるだけわかりやすくシンプルにメールを書いて送る。書いても5行ぐらい。普通は3行ほど。
外資のマーケティングマネージャーにもなると仕事がとても忙しい。毎日届くメールの数も100や200は軽く超える。そのため、できるだけ相手の労力を奪わないように私なりに工夫している。
今回の担当者とは、面識はあるものの仕事は一緒にしたことがなかった。そのため、どんな仕事ぶりなのかがよくわからなかった。けど、メールを読んで「この人、仕事ができるな」とすぐにわかった。
とにかく、余計なことがメールに一切書かれていない。修正依頼もとてもシンプルでわかりやすい。文章で説明しにくいところはパワーポイントを使って図形で説明してくれる。そのため、イラストも指示通りに的確に作成できている。
結構大変な仕事だけど、相手の資料と指示が的確なので最初の4つのイラストがわずか3日でできた。
担当者から「本当に仕事が早いですね。」とメールで感想が届いた。仕事ができる人に褒められると素直に嬉しい。
前から思ってたけど、仕事ができない人は本当にメールが長い。クドクドと文章が書かれている上に、同じことが重複して書かれていることもある。その上、解読不可能なぐらい文章が下手だ。時間の使い方が下手なのもこのタイプ。
頭がキレる人は本当にメールが短い。
私が一番驚いたシンプルメールは、メールの件名に私への指示を書いてくる人。メール本文に一切文章が書かれていない。
この人、頭は超キレて超合理的な人だったんだけど、人とのコミュニケーションには多大に問題があった。「お疲れ様です」とかもメール本文に一切書かない。書くことで本題に入るまでの時間が無駄になるので、挨拶は一切書かない人だった。
さすがの私もメールの件名に指示は書かない。挨拶は省くことはあるけどね。
メールを読むことだって、結構時間がかかる。もちろんメールを書くことも時間がかかる。特に仕事が忙しい人に対してメールを送る時は、「相手の時間をなるべく奪わない」ことを意識するといい。自分の時間も奪われなくて済む。
それを意識するだけで相手からの印象も良くなるし、仕事も進めやすくなる。仕事ができる人は相手のこともちゃんと考えられる人なのだ。