仕事上での正しいメールの書き方のススメ

私の個別相談後、メール相談が付いているプランの場合は、お客様とメールのやり取りをするのですが、メールの書き方が人によってかなり違います。

「個性が出るな」とは思いますが、たまに「人とメールをやり取りすることに慣れてないのかな？」と思う人もいるので、仕事上での正しいメールの書き方を解説します。

私自身も「メールの書き方がわかりやすい」と感動され、それだけで企業から仕事を依頼されたことがあります。だからこそ、正しいメールの書き方をオススメします。

まず、仕事上のメールで絶対に書かないといけないことは、

• メールの件名
• 相手の名前と挨拶と自分の名前

です。

メールの件名

メールの件名に何も書かない人もたまにいるのですが、絶対に件名は書いたほうがいいです。

件名なしのメールは、相手にとっても自分にとっても迷惑です。

件名なしのメールは、受け取る側にとって内容の予測ができず、後から探す時にも手間がかかります。自分が過去のメールを見返そうと思っても、目当てのメールを探すのに時間がかかります。

私へのメールの件名を例にあげると、

• 記事添削のご依頼
• ブログについてのご相談
• 記事の書き方についての質問

など、「何について書かれているメールなのか」が、ザックリとでもわかるように件名を書きましょう。

仕事上のメールのやり取りに慣れている人は、件名の最初に【ご相談】【ご依頼】【ご確認】などを入れてくる人もいます。

件名を書かなくていいのは、家族や友人への私的なメールだけと考えてください。私も家族や友人へのメールには件名や名前を書きません。

相手の名前と挨拶と自分の名前

LINEでのやり取りが一般的になってから、メールを送る際も本題から入る人もいます。

ですが、「いきなり本題に入るメール」は、受け取った側にとって気持ちのいいものではありません。

最低限、以下の3つは必ず入れましょう。

• 相手の名前
• 簡単な挨拶
• 自分の名前

LINEのような感覚で送ってしまうと、仕事では「礼儀を知らない人なんだな」と相手から思われます。

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私への相談や質問メールを送る際に、「1つの質問につき1メールなのか」「複数の質問でも1メールなのか」で迷うお客様もいるのですが、「複数の質問でも1メール」で大丈夫です。

仕事上のメールでも、複数のことを相手に質問する場合は、「質問1」「質問2」など番号を振っておくと、相手も返信しやすくなります。

私へのメールの書き方の例：

簡潔に書かれているメールのほうが、メールを受け取る側の時間を奪わない上に、すぐに要点がわかり、返信もしやすくなるため、喜ばれます。

仕事上のメールは、自分本位で書くのではなく、「相手が読みやすいか」「相手が理解しやすいか」など相手を優先する必要があります。

メールでもメール以外の文章でも同じですが、文章の書き方だけで、あなたの相手への印象が変わります。

私にメールする場合は、そこまで気を使わなくても問題ありませんが、あなたのお客様にメールを送る場合に「件名なし」「お客様の名前や挨拶、自分の名前もなし」で送ると信用はガタ落ちです。

たかがメールですがされどメールですので、仕事でのメールのやり取りは十分に注意してください。

メールの書き方も教えていますので、メールに質問を書いても思ったような回答がもらえない人や、そもそも仕事上でのメールの書き方がわからない人は、いつでも相談してください。

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