私はデザイナーとして、これまで数百件のプレゼン資料の再構成を行ってきました。
私の経験から言えることは、どれだけ情報の内容が良くても、わかりにくければ誰も見ないし読まないということです。
プレゼン資料が「わかりにくい」と感じる最大の原因は、情報が整理されておらず、見た目がごちゃごちゃしていることです。
私が人のプレゼンを添削し、再構成する際は以下の11のポイントをチェックしながら再構成しています。
あなたも私と同じように11のポイントをチェックしながら資料を作れば、あなたのプレゼン資料が「わかりにくい資料」から「一目で理解できる資料」になります。
プロが実践する11のチェックポイント
- 1番伝えたいことを絞る
- 不要な部分はすべて削除する
- ページを並び替える
- デザインをシンプルにする
- フォントを1〜2種類に統一する
- フォントの大きさを統一する
- 見出しと段落の位置を統一する
- 文末表現を統一する
- 英語表記を統一する
- 文字色を3色までに減らす
- 画像の大きさや位置を統一する
1. 1番伝えたいことを絞る
最初に必ずやるべきことは、資料全体を通して「1番伝えたいこと」を絞ります。
多くの資料は「あれも伝えたい、これも伝えたい」となり、伝えることが多すぎて結果的に何も印象に残らない資料になります。
まずは、伝えたいことを1つに絞ることから始めてください。
2. 不要な部分はすべて削除する
ハッキリ言うと半分ぐらいは削除しても問題ありません。思い切ってバッサリと切り捨てると、返って資料が読みやすくわかりやすくなります。
人は一度に処理できる情報量に限界があります。本当に必要な情報だけを残すことで、伝えたいことが際立ちます。
自分の資料ではなく、人の作ったプレゼン資料を一度読んでみてください。「書かなくていいこと」が、たくさん書かれているのがよくわかります。
3. ページを並び替える
資料のページ順を変えるだけで、わかりやすくなる場合もあります。1番伝えたいことや結論をかなり後回しにしている資料がとても多いです。
そんな場合は、結論 → 理由 → 具体例の順番にページを並べ替えます。
結論 → 理由 → 具体例の順番にページを並び替えると、プレゼン資料は格段にわかりやすくなります。
4. デザインをシンプルにする
後は見た目の問題です。
特に男性はカッコ良さを重視しがちです。そのため、背景を暗い色の黒やネイビーにしますが、それだと見にくいです。
背景はできれば白、装飾は最小限にとどめると、内容が伝わりやすくなります。
5. フォントを1〜2種類に統一する
フォントを統一するだけで、資料全体の統一感が生まれます。
おすすめフォントは、メイリオ・游ゴシック・ヒラギノ角ゴシックなどのシンプルなゴシック体です。
6. フォントの大きさを統一する
文字サイズの統一は、情報の階層を明確にしますし、全ページで統一することにより読みやすさも向上します。
例えば、
- 大見出し：36pt以上
- 小見出し：24pt
- 本文：18pt以上
などです。
7. 見出しと段落の位置を統一する
レイアウトの統一は、資料全体の品質を大きく左右します。
位置を統一する箇所は、
- 見出しの位置（左寄せ、中央寄せの統一）
- 余白の幅
- 箇条書きのインデント幅
などです。全ページで統一してください。
特に、見出しや小見出しの位置が各ページでバラバラだと、ページが変わる度に視線の位置も変わるため、資料を見ている人が疲れてしまいます。
8. 文末表現を統一する
「です・ます調」か「である調」かを統一します。文末表現がバラバラだと読み手が混乱する原因になります。
一般的には、社外向けは「です・ます調」、社内向けは「である調」が適しています。
9. 英語表記を統一する
ページごとに英語表記とカタカナ表記が混ざると誤解を招くこともあります。
「マーケティング」と「Marketing」など、英語とカタカナが混在している場合は、どちらかの表記で統一するようにします。
10. 文字色を3色までに減らす
文字色の使いすぎは、かえって重要な情報を埋もれさせます。
本文の文字は黒か濃いグレー、重要な箇所は赤または青ぐらいにしておくと、ポイントとなる箇所を見つけやすくなります。
11. 画像の大きさや位置を統一する
画像をできるだけ同じ大きさや同じ位置に配置すると、視線の安定性が増し、見やすさが格段にアップします。
画像の扱い方で、資料の完成度が決まると言っても過言ではありません。変なイメージ画像等は入れないようにしてください。
11のポイントを一度に手を付けるのは大変なので、最初は以下の3つだけでも大丈夫です。
- 不要な情報を削除する
- 背景を白にする
- フォントを統一する
この3つだけでも、資料の見た目は劇的にわかりやすくなります。
今回紹介した11のチェックポイントは、私が実際にクライアント様の資料添削で行っている実践的な方法です。
資料作りのポイントがわかれば、誰にでも「伝わる資料」「わかりやすい資料」を作ることができます。
もし「自分の資料を客観的にチェックしてもらいたい」「より具体的なアドバイスがほしい」という人は、資料の添削もやっているので、いつでも相談してください。
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